Datenschutzerklärung

Präambel

Mit der folgenden Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen der Nutzung unserer Webanwendung zur Verwaltung von Pflichtstunden im Kindergarten verarbeiten, zu welchen Zwecken dies erfolgt und auf welcher Rechtsgrundlage die jeweilige Verarbeitung beruht.

Die verwendeten Begriffe sind nicht geschlechtsspezifisch.

Stand: 15. April 2026

Inhaltsübersicht

Verantwortlicher

Siepmann Software
Sebastian Siepmann
Massener Str. 85
59423 Unna

E-Mail-Adresse: info@siepmann-software.de

Übersicht der Verarbeitungen

Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten, die Zwecke ihrer Verarbeitung und die betroffenen Personengruppen zusammen.

Arten der verarbeiteten Daten

  • Bestandsdaten
  • Kontaktdaten
  • Inhaltsdaten
  • Nutzungsdaten
  • Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten
  • Protokolldaten

Kategorien betroffener Personen

  • Nutzer
  • Kommunikationspartner
  • Erziehungsberechtigte und sonstige mit Pflichtstunden befasste Personen

Zwecke der Verarbeitung

  • Bereitstellung und Betrieb der Webanwendung
  • Verwaltung und Dokumentation von Pflichtstunden
  • Registrierung, Anmeldung und Nutzerverwaltung
  • Kommunikation mit Nutzern
  • Bearbeitung von Feedback und Anfragen
  • Sicherstellung von Stabilität, Sicherheit und Fehlerfreiheit

Maßgebliche Rechtsgrundlagen

Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht der Rechtsgrundlagen der DSGVO, auf deren Basis wir personenbezogene Daten verarbeiten:

  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben.
  • Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
  • Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich.
  • Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen.

Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dazu gehören insbesondere Maßnahmen zur Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten sowie zur Absicherung der Verarbeitungsvorgänge gegen unbefugte Zugriffe.

Unsere Anwendung wird über TLS-/SSL-Verschlüsselung (HTTPS) bereitgestellt, damit übertragene Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Übermittlung von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Verarbeitung personenbezogener Daten kann es vorkommen, dass Daten an externe Dienstleister und Empfänger übermittelt werden. Dies erfolgt ausschließlich, soweit dies zur Erbringung unserer Leistungen, zum Betrieb der Anwendung, zur Kommunikation oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist. Soweit gesetzlich erforderlich, schließen wir mit diesen Dienstleistern Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO ab.

Internationale Datentransfers

Soweit wir Dienste von Anbietern mit Sitz in Drittländern oder mit möglicher Datenverarbeitung in Drittländern einsetzen, erfolgt dies nur unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben. Sofern kein Angemessenheitsbeschluss besteht, stützen wir die Übermittlung insbesondere auf Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO oder andere geeignete Garantien.

Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Danach werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.

Soweit handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Speicherung im gesetzlich vorgeschriebenen Umfang. Darüber hinaus können Daten für die Dauer gesetzlicher Verjährungsfristen gespeichert werden, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Rechte der betroffenen Personen

Ihnen stehen nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte zu:

  • Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
  • Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
  • Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
  • Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
  • Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO
  • Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
  • Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Pflichtstundenverwaltung und Nutzerkonto

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Bereitstellung der Webanwendung, zur Registrierung und Anmeldung von Nutzern sowie zur Verwaltung und Dokumentation von Pflichtstunden. Hierzu können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Login-Daten, organisatorische Zuordnungen, erfasste Pflichtstunden, Einträge zu Aktivitäten sowie Zeitpunkte von Änderungen verarbeitet werden.

  • Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Nutzungsdaten, Protokolldaten
  • Betroffene Personen: Nutzer
  • Zwecke der Verarbeitung: Bereitstellung der Anwendung, Nutzerverwaltung, Dokumentation von Pflichtstunden, Sicherheit und Missbrauchsprävention
  • Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Bereitstellung des Onlineangebots und Hosting

Zur Bereitstellung unserer Webanwendung nutzen wir Hosting-Leistungen der WIIT AG. Im Rahmen des Hostings werden personenbezogene Daten verarbeitet, die bei der Nutzung der Anwendung technisch erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere IP-Adressen, Server-Logdaten, technische Verbindungsdaten sowie Daten, die zur Auslieferung und Absicherung der Anwendung notwendig sind.

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck des sicheren, stabilen und performanten Betriebs unserer Webanwendung.

  • Verarbeitete Datenarten: Nutzungsdaten, Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten, Protokolldaten
  • Betroffene Personen: Nutzer
  • Zwecke der Verarbeitung: Hosting, technische Bereitstellung, Systemsicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchserkennung
  • Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Nutzungsverhältnisses erforderlich ist zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
  • Auftragsverarbeitung: Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Server-Logfiles werden aus Sicherheitsgründen sowie zur Fehleranalyse und Sicherstellung der Stabilität gespeichert und nach Wegfall des Zwecks gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung im Einzelfall erforderlich ist.

Einsatz von Cookies

Unsere Anwendung kann technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Speichertechnologien verwenden, um grundlegende Funktionen der Anwendung bereitzustellen, Anmeldungen aufrechtzuerhalten oder Sicherheitseinstellungen zu speichern.

  • Verarbeitete Datenarten: Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten
  • Betroffene Personen: Nutzer
  • Zwecke der Verarbeitung: Bereitstellung technischer Funktionen, Sicherheit, Sitzungsverwaltung
  • Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; soweit die Speicherung für die Bereitstellung ausdrücklich angeforderter Funktionen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage der einschlägigen gesetzlichen Vorschriften für technisch notwendige Speicherungen

Kontakt- und Anfrageverwaltung

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage. Dies betrifft insbesondere Anfragen per E-Mail oder über innerhalb der Anwendung bereitgestellte Kontaktmöglichkeiten.

  • Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten
  • Betroffene Personen: Kommunikationspartner, Nutzer
  • Zwecke der Verarbeitung: Bearbeitung von Anfragen, Kommunikation, Support
  • Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen oder vorvertraglichen Anfragen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei sonstigen Anfragen

Feedback-Funktion

Wenn Sie die Feedback-Funktion innerhalb der Anwendung nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten zur Bearbeitung, Auswertung und Nachverfolgung Ihres Feedbacks. Dabei werden der Inhalt Ihrer Nachricht sowie Ihre E-Mail-Adresse verarbeitet. Die Angabe der E-Mail-Adresse dient ausschließlich dazu, bei Rückfragen mit Ihnen Kontakt aufzunehmen.

Zur Verwaltung von Feedback nutzen wir Trello. Die Übermittlung an Trello erfolgt ausschließlich serverseitig. Eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Endgerät und Trello wird dadurch nicht hergestellt.

  • Verarbeitete Datenarten: Kontaktdaten, Inhaltsdaten
  • Betroffene Personen: Nutzer, Kommunikationspartner
  • Zwecke der Verarbeitung: Bearbeitung, Verwaltung und Nachverfolgung von Feedback; Verbesserung der Anwendung; Kontaktaufnahme bei Rückfragen
  • Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Soweit im Rahmen der Nutzung von Trello eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer, insbesondere in die USA, erfolgt, geschieht dies nur unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben und auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.

Kommunikation via Messenger

Für die freiwillige Kommunikation und Benachrichtigung kann Telegram eingesetzt werden. Wenn Sie mit uns über Telegram kommunizieren, werden die hierbei anfallenden Daten, insbesondere Benutzername, Nachrichteninhalte sowie kommunikative Metadaten, verarbeitet.

Bitte beachten Sie, dass bei der Nutzung von Telegram eine Verarbeitung durch den jeweiligen Messenger-Anbieter erfolgt und dabei auch Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden können.

  • Verarbeitete Datenarten: Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten
  • Betroffene Personen: Kommunikationspartner, Nutzer
  • Zwecke der Verarbeitung: Kommunikation, Benachrichtigungen
  • Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit die Nutzung auf Ihrer Einwilligung oder freiwilligen Kontaktaufnahme über Telegram beruht; bei vertragsbezogener Kommunikation zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Fehleranalyse und Systemstabilität

Zur Erkennung, Analyse und Behebung technischer Fehler setzen wir eine selbst gehostete Instanz von GlitchTip als Sentry-kompatiblen Dienst ein. Dabei können technische Informationen über Fehlerzustände, betroffene Programmteile, Zeitpunkte, Geräte- und Browserinformationen sowie weitere zur Fehleranalyse erforderliche Daten verarbeitet werden.

  • Verarbeitete Datenarten: Nutzungsdaten, Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten, Protokolldaten
  • Betroffene Personen: Nutzer
  • Zwecke der Verarbeitung: Fehleranalyse, Störungsbeseitigung, Systemsicherheit, Stabilität der Anwendung
  • Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

E-Mail-Versand

Für den Versand von E-Mails nutzen wir externe SMTP- bzw. E-Mail-Provider. Dabei werden insbesondere Empfängeradresse, Absenderadresse, Inhaltsdaten der Nachricht sowie technische Versandinformationen verarbeitet, soweit dies für den Versand, Empfang und die Zustellbarkeit von E-Mails erforderlich ist.

  • Verarbeitete Datenarten: Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten
  • Betroffene Personen: Nutzer, Kommunikationspartner
  • Zwecke der Verarbeitung: Versand systembezogener E-Mails, Kommunikation, Benachrichtigungen, Support
  • Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertrags- oder nutzungsbezogenen E-Mails sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für eine zuverlässige und sichere Kommunikation

In E-Mails können einzelne Inhalte, beispielsweise Dateien oder grafische Elemente, über das Content Delivery Network jsDelivr eingebunden werden. Beim Abruf solcher Inhalte kann es zu einer Verarbeitung der IP-Adresse durch jsDelivr kommen.

  • Verarbeitete Datenarten: Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten
  • Betroffene Personen: Empfänger von E-Mails
  • Zwecke der Verarbeitung: Performante und sichere Bereitstellung von E-Mail-Inhalten
  • Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Übersetzungen mit DeepL

Zur Übersetzung von Inhalten kann DeepL eingesetzt werden. Die Nutzung erfolgt ausschließlich serverseitig. Eine direkte Verbindung zwischen dem Endgerät des Nutzers und DeepL wird dadurch nicht hergestellt.

  • Verarbeitete Datenarten: Inhaltsdaten
  • Betroffene Personen: Nutzer
  • Zwecke der Verarbeitung: Mehrsprachige Bereitstellung und Übersetzung von Inhalten
  • Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen.